Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Bornholms Travselskab

25/5-18

Bornholms Travselskabs dataansvar

Da vi behandler personoplysninger, kan du her finde information om, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en retfærdig og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Charlotte Berg er dataansvarlig. Vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Adresse: Rønnevej 1, 3720 Aakirkeby

Banen: Segenvej 41, 3720 Aakirkeby

CVR: 27293212
Telefonnr.: 888 112 09
Mail: info@bornholmstravbane.dk
Website: www.bornholmsbrandpark.dk

I det følgende kan du læse formålet med- og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger.

Vi behandler følgende formål:

Fakturering
Kundesupport
Beskyttelse, sikkerhed og konflikt
Medlemshåndtering for foreninger, herunder kontingentopkrævning

Som led i foreningens aktiviteter:
Opfyldelse af lovkrav
Levering af varer og ydelser du har bestilt
Administration af din relation til os

Retsgrundlaget og vores behandling af dine personoplysninger følger af:

Som bogføringspligtige skal vi opbevare bogførings- og regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden gør det mu- ligt selvstændigt og entydigt at finde frem til bogførings- og regnskabsmaterialet.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

- Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
- Bornholms Travselskabs hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om ejerskifter, registreringer, karantæner og løbsdeltagelse mm.

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Når du benytter vores website, indsamler og behandler vi en række sådanne informationer. Det sker f.eks. ved alm. tilgang af indhold, hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, deltager i konkurrencer eller undersøgelser, registrerer dig som bruger eller abonnent, øvrig brug af services eller foretager køb via websitet.

Vi indsamler og behandler typisk følgende typer af oplysninger: Et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, dit IP-nummer, geografisk placering, samt hvilke sider du klikker på (interesser). I det omfang du selv giver eksplicit samtykke hertil og selv indtaster informationerne behandles desuden: Navn, telefonnummer, e-mail, adresse og betalingsoplysninger. Det vil typisk være i forbindelse med oprettelse af login, tilmelding til nyhedsmails eller ved køb.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

Interesseafvejningsreglen

I det omfang vi behandler dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til forbund i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med aktiviteter, f.eks. løbsafvikling.
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Liste med ansattes nærmeste pårørende forefindes på kontor og travbanen til brug for nødsituationer

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med løbsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante organisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idræts- organisationer, som foreningen er medlem af.

Data om din brug af websitet, hvilke annoncer, du modtager og evt. klikker på, geogra- fisk placering, køn og alderssegment m.v. videregives til tredjeparter i det omfang disse oplysninger er kendt. Oplysningerne anvendes til målretning af annoncering. Vi benytter herudover en række tredjeparter til opbevaring og behandling af data. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til egne formål. Vi- deregivelse af personoplysninger som navn og e-mail m.v. vil kun ske, hvis du giver samtykke til det. Vi anvender kun databehandlere i EU eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af tilknyttede foreninger, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Kundeforhold

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Medarbejdere, ulønnet og lønnet

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.

Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, kusk, trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til an- den. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.